Als u binnen België een dienstverplaatsing maakt, dan mag u zich daarvoor een forfaitaire vergoeding uitkeren. Zolang die vergoeding niet hoger ligt dan wat federale ambtenaren krijgen voor hun dienstreizen, is de kost volledig aftrekbaar in uw vennootschap en wordt u er privé niet op belast. U moet wel het aantal vergoedingen steeds kunnen verantwoorden door bijvoorbeeld een (outlook)-agenda bij te houden naar wie (zakenrelatie) u geweest bent, op welke datum, hoelang u weg was, enz. Omdat die vergoeding geacht wordt de kosten van een maaltijd te dekken, moet u in principe wel minstens zes uur (circ. 2018/C/8, 22.01.2018, randnr. 19) weg zijn (verplaatsingstijd, middagpauze en tijd bij de klant) om ze te kunnen toekennen.
De toegekende dagvergoedingen moet op de fiscale fiche 281.20 (rubriek 20) worden opgenomen.
De binnenlandse dagvergoeding werd per 1 oktober 2021 geïndexeerd tot € 17,75 in plaats van € 17,41 per dag.
Indien u zo goed als dagelijks beroepsmatig de baan op moet, geldt net als voor de ambtenaren het maximumbedrag van € 284,00 (dus beperkt tot 16 dagen) per maand. In dat geval geldt de voorwaarde van de zes uur weg te zijn niet (circ. 2018/C/8, 22.01.2018, randnr. 22)!
Maar let op : bent u voor uw werk in één kalenderjaar 40 dagen of meer aanwezig op één bepaalde plaats, lees: bij één klant, dan is die plaats volgens de fiscus een ‘vaste plaats van tewerkstelling’ en mag u geen dagvergoeding toepassen. Dit is de fameuse ’40-dagenregel’ die hier speelt en die er voor zorgt dat u geen recht heeft op de ‘binnenlandse dagvergoeding’ (parl. vr. nr. 1, Wouters, 07.03.2013).
Let ook op met maaltijdcheques die u combineert met dagvergoedingen. Een maaltijdcheque en een dagvergoeding voor dezelfde dag uitkeren, doet u beter niet. Indien u dat wel doet, moet u het werkgeversaandeel van de maaltijdcheque (maximaal € 6,91) in mindering brengen van de forfaitaire dagvergoeding.
Andere kosten (bv. parkeerkosten, taxi, enz.) mag u dus apart aan uzelf door de vennootschap laten terugbetalen. Indien u met een forfaitaire maandelijkse onkostenvergoeding werkt, moet u er voor zorgen dat in voormelde onkostenvergoeding geen bedrag vervat is voor drankjes, maaltijden en kleine kosten onderweg. Bij fiscale controle loopt u anders het risico op een gedeeltelijke taxatie als loon (u kan niet twee keer kosten recupereren, één keer via de ‘binnenlandse dagvergoeding’ en één keer via de ‘forfaitaire maandelijkse onkostenvergoeding’. Indien in uw algemene maandelijkse onkostenvergoeding in terugbetaling van andere kosten dan maaltijden en drankjes onderweg voorziet, dan kan het wel.
Ook voor uw personeel kan u ‘binnenlandse dagvergoedingen’ toepassen maar houdt u best wel rekening met het forfait van de RSZ gezien dit lager ligt dan het forfait van de fiscus, nl. € 17 per dag (waarvan € 10 de afwezigheid van faciliteiten dekt en € 7 voor maaltijdkosten dient). Om geen problemen met de RSZ te krijgen, beperkt u zich voor werknemers het best tot € 17 (in plaats van € 17,75) per dag.
Moet u of uw werknemer overnachten binnen België, dan kunt u ofwel de hotelfactuur ten laste nemen, ofwel een forfaitaire vergoeding toekennen van maximaal € 133,18 (geïndexeerd bedrag sinds 1 oktober 2021). Ook hier heeft u de keuzemogelijkheid.