Vennootschappen die worden opgericht dienen een aandelenregister bij te houden waarbij de aandeelhouders met hun respectievelijke aandelen worden ingeschreven. Bij overdrachten (verkoop, schenking, …) van aandelen dient dit ook in het aandelenregister te worden ingeschreven. In de praktijk stellen we vaak vast dat ofwel het aandelenregister niet wordt aangelegd omdat de aandeelhouders nog steeds dezelfde zijn als bij de oprichting of dat het aandelenregister verloren is gegaan.
Het elektronisch effectenregister ‘e-Stox’, gecreëerd door de Federatie van het Notariaat (Fednot) en het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten (IAB), wil hier een oplossing bieden. E-Stox biedt verschillende voordelen in vergelijking met een traditioneel ‘papieren’ aandelenregister :
- De gegevens opgenomen in de papieren aandelenregisters zijn vaak niet up-to-date. Bovendien zijn de traditionele ‘papieren’ registers regelmatig zoek. Met e-Stox behoren deze nadelen en de daaruit voortvloeiende discussies, tot het verleden.
- De gegevens opgenomen in de papieren aandelenregisters zijn vaak niet up-to-date. Bovendien zijn de traditionele registers regelmatig zoek. Met e-Stox behoren deze nadelen en de daaruit voortvloeiende discussies, tot het verleden.De notarissen en de accountants/belastingconsulenten staan voortaan in voor een correcte registratie van alle gegevens over de effectenhouders.
- Voortaan kan de notaris en/of accountant/belastingconsulent deze data registreren bij de oprichting van een vennootschap, bij een statutenwijziging of bij een overdracht van aandelen. Zo worden discussies vermeden, bijvoorbeeld over de vraag wie precies effectenhouder is, sinds wanneer en of de houder zijn effecten op een rechtmatige manier heeft verkregen.
- Het elektronisch effectenregister vereenvoudigt ook de bijeenroeping van de aandeelhouders voor de algemene vergadering.
- Verder is er een rechtstreekse link tussen e-Stox en het UBO-register van de FOD Financiën. Als bedrijven dat wensen, en alleen dan, worden de gegevens over de ‘uiteindelijke begunstigden’, onder wie de aandeelhouders die een participatie hebben van meer dan 25 procent, automatisch aan de FOD Financiën overgemaakt. Dit in het kader van de zogenaamde UBO (Ultimate Beneficial Owner)-verplichtingen.
Op termijn zullen bestuurders en aandeelhouders ook rechtstreeks toegang krijgen tot het digitale effectenregister.
Indien hierover verdere vragen, aarzel niet om ons te contacteren.