Samenwerken met uw accountant – wij passen ons aan aan de digitale wereld!

oktober 15, 2018

D&V Bedrijfsadviseurs investeert voortdurend in haar organisatie en klanten. Sinds september 2016 hebben Werner De Pauw en Geert Van Rysseghem, eigenaars van D&V Bedrijfsadviseurs, de handen in elkaar geslagen om hun gezamenlijk kantoor verder te laten groeien en uit te breiden. Hierna een aantal zaken – zonder volledig te zijn – die totnutoe werden gerealiseerd om deze groei en kwaliteit te waarborgen :

  • 09/2016 ‘Introductie Admin-IS‘ : een oplossing op maat voor accountantskantoren waarin wij onze klant- en prestatiegegevens bijhouden, uurregistratie, automatische generatie van facturen, antiwitwasverplichtingen, opdrachtbrief, fiscale volmacht, … Op die manier voldoen wij ook aan de strengere vereisten die meer en meer aan onze beroepsgroep wordt opgelegd.
  • 09/2016 ‘BeExcellent‘ : intern platform dat we gebruiken om ons kwaliteitshandboek, interne procedures antiwitwaswetgeving, templates en modellen bij te houden. Ook de notulen m.b.t. onze interne vergaderingen worden via dit platform bijgehouden als naslagwerk. Tenslotte worden hier ook de checklists regelmatig ge-‘updated’ en bijgehouden om de kwaliteit te garanderen/te verbeteren.
  • 01/2017 ‘Silverfin‘ : dit is een rapporteringstool dat we gebruiken om ons accountantsrapport voor vennootschappen op te stellen. We gaan in 2019 dit verder implementeren door het gebruik van de pulse (waarbij de klant gelijk wanneer en op welke plaats aan zijn info kan) en de opmaak van de externe jaarrekening en fiscale aangifte in hetzelfde pakket (op die manier zit alle info in 1 pakket). Bepaalde info in Silverfin wordt ook gevoed door Admin-IS. Op die manier dienen we bij wijziging van gegevens niet de gewijzigde gegevens op 2 plaatsen in te geven. Voor de meeste dossiers is deze rapporteringstool ook gekoppeld aan het boekhoudpakket zodat elke wijziging in het boekhoudpakket ook onmiddellijk zijn weerslag heeft op de rapportering, inclusief externe jaarrekeningen en verslaggeving.
  • 04/2018 ‘Yuki‘ : we werken op ons kantoor voornamelijk met Winbooks. Een pakket dat aan alle vereisten van een goed boekhoudpakket voldoet wanneer de verwerking op ons kantoor plaatsvindt. Voor enkele klanten werken we ook met Winbooksonweb, Octopus of Exact Online waarbij de klant zelf de boekhouding voert. Niettemin hebben we begin 2018 besloten – gezien ook de vraag van klanten naar Yuki en het feit dat documenten meer en meer digitaal worden aangeleverd en dit in de toekomst wellicht uitsluitend op deze manier zal verlopen – ons bijkomend toe te leggen op Yuki. Via herkenningsregels kunnen we er na verloop van tijd in slagen om courante facturen grotendeels automatisch te laten boeken, een soort van ‘robotic accounting’ als het ware. Hierdoor verschuift ons werk op termijn meer van het loutere inboekwerk naar het nazicht van automatisch verwerkte facturen en meer adviesverlening.
    We gebruiken Yuki momenteel in 2 scenario’s, nl. :

    1. klant wenst zijn facturen bij zich te houden voor uitvoering van betalingen en een overzicht te behouden. De klant verzamelt hierbij de ontvangen facturen in elektronische vorm op zijn computer en scant de papieren facturen in om deze in 1 map, samen met de elektronische facturen, 1 x per week via het Yuki-platform op te laden. De bankuittreksels worden rechtstreeks door de bank in elektronische vorm, al dan niet via Codabox aangeleverd.
    2. klant wenst zijn eigen administatie bij te houden waarbij hij vanuit Yuki betalingen aan leveranciers kan centraliseren en een automatisch debiteurenbeheer kan opstarten. De ondernemer houdt als het ware in ‘real time’ controle over de financiële aspecten van zijn business. In dit scenario komt Yuki het best tot zijn recht.

Naast bovenstaand kijken we ook rond wat er allemaal aan digitale (r)evoluties gaande zijn. We hebben ook klanten die met ‘Teamleader‘ (CRM en facturatiepakket) werken en de koppeling met een boekhoudpakket wensen op te zetten. Ook Odoo doet meer en meer haar intrede bij middelgrote ondernemingen en wij worden hiermee als dienstverlener ook mee geconfronteerd (momenteel voert een klant van ons kantoor de implementatie uit). Ook dit verhaal volgen we dus op de voet en kijken we waar dit kan worden ingezet in het voordeel van de klant. Odoo richt zich voornamelijk op de middelgrote ondernemingen die te klein zijn voor Navision of SAP. Haar volledige bedrijfsadministratie- en organisatie kan met Odoo geautomatiseerd en gestuurd worden (1 softwarepakket waarin alle info van uw bedrijf zit van stockbeheer tot personeelsevaluatie, …). De boekhouding vormt hierbij maar een klein onderdeel van het geheel.

Gezien de uitbreiding van ons kantoor zijn we ook reeds een tijdje op zoek naar een geschikte nieuwe kantoorlocatie. Begin 2018 vonden we deze en begin maart 2019 hopen we – na grondige renovatiewerken – naar de nieuwe locatie in Beervelde (Lochristi) te verhuizen. Hierbij zullen de burelen van het accountantskantoor afgesloten zijn van de vergaderzalen. Op die manier willen beter tegemoetkomen aan de strenger geworden privacy- en GDPR-regels. Tevens hebben we besloten om op de nieuwe locatie volledig in de ‘cloud‘ te werken. We zullen dus fysiek geen server meer op ons kantoor staan hebben. Dit heeft als grote voordeel dat iedereen op de laatste versie aan software, … zal werken en alle updates automatisch verlopen. We zijn er van overtuigd dat we op die manier ook nog meer dan de GDPR-verplichtingen tegemoetkomen. Ook naar thuiswerk toe biedt dit meer opportuniteiten voor werknemers.

Mochten u vragen hebben over onze manier van samenwerken of indien u graag een vrijblijvend kennismakingsgesprek met ons wenst in te plannen, aarzel niet om met ons kantoor contact op te nemen.

© 2021 D&V Bedrijfsadviseurs I site door iChicks