E-invoicing of elektronische facturatie – welke regels in acht te nemen?
De elektronische factuur of ‘e-invoicing’ is aan een aantal wettelijke regels onderhevig. We bespreken deze hierna samengevat.
Uitdrukkelijke of stilzwijgende aanvaarding door de klant
U mag in de praktijk de elektronische factuur gebruiken mits uw klant deze aanvaard heeft. Deze aanvaarding moet niet noodzakelijk voorafgaan aan de eerste uitreiking van een elektronische factuur. De klant kan de elektronische factuur ook stilzwijgend aanvaarden (dit blijkt dan uit de betaling die daarop volgt).
Wilt u echter niet het risico lopen dat uw klant uw factuur niet betaalt omdat hij geen elektronische facturen aanvaardt, doet u er beter aan voorafgaandelijk overleg te plegen. Door een uitdrukkelijke aanvaarding van de ‘elektronische factuur’ door de klant mag u verwachten dat uw klant uw factuur tegen de vervaldag betaalt.
Onveranderlijkheid van de factuur moet worden gegarandeerd
Er dienen bij ‘e-invoicing’ enkele voorwaarden te worden gegarandeerd, meer bepaald:
- Authenticiteit van de herkomst
- Leesbaarheid van de factuur
- Integriteit van de inhoud
Met voorgaand wordt ook wel de onveranderlijkheid van de factuur bedoeld. Men moet kunnen aantonen dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen heeft ondergaan. Deze verplichting rust zowel op de leverancier van het goed of de dienst, als op de klant.
Welke vormen van elektronische facturen zijn toegelaten en waarop letten?
Elektronische facturen worden in alle vormen toegelaten: gestructureerde XML-berichten, pdf, elektronische fax, Word, Excel, …
Indien de elektronische facturen bewaard worden in de formaten van tekstverwerkingsprogramma’s (Word) of spreadsheets (Excel) bestaat echter het nadeel dat deze eenvoudig aan te passen zijn door de ontvanger en dat de integriteit van de factuur dus niet gewaarborgd is.
Dit kan u vermijden door uw factuur opgemaakt in Word of Excel in Pdf (portable document format) om te zetten vooraleer u deze naar uw klant verstuurt. Het voordeel van Pdf-formaat is dat het te beveiligen is tegen het veranderen van de inhoud en dat het voorzien kan worden van een (geavanceerde) elektronische handtekening.
In feite voldoet het Pdf-formaat ook niet aan de definitie van een elektronische factuur, omdat deze meestal niet elektronisch door een ander computersysteem gelezen en geïnterpreteerd kan worden. Dat zijn de zogenaamde UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport)-standaarden enerzijds en de standaarden gebaseerd op Extensible Markup Language (XML) anderzijds.
Bij e-invoicing mogen geen formaten gecombineerd worden indien dit leidt tot twee facturen. Een combinatiewerkwijze is enkel rechtsgeldig in de situatie waarbij een intelligent Pdf-bericht een leesbare factuur biedt, waaruit factuurgegevens in XML geëxtraheerd en ingeboekt kunnen worden.